Política de tratamiento de datos personales (Habeas Data)

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

1. Identificación del responsable

2. Datos personales objeto de tratamiento

Tu-Data recolecta y trata los siguientes datos:

Datos de clientes/suscriptores: Nombre, teléfono, correo electrónico, redes sociales, imágenes/fotografías e información mercantil/tributaria para emisión de facturación electrónica. Adicionalmente, cuando el cliente suscriptor es una persona jurídica, Tu-Data recolecta los datos de la persona de contacto administrativo designada por dicho cliente ante la plataforma, incluyendo: nombre completo, correo electrónico, cargo y número de teléfono de contacto. Estos datos se utilizan exclusivamente para fines operativos y de comunicación relacionados con la administración de la cuenta del cliente, tales como notificaciones de facturación, alertas de seguridad y soporte técnico, y no se emplean con fines comerciales distintos a la relación contractual existente.

Datos técnicos de usuarios finales (analítica): Cada vez que un Usuario Final interactúa con un código QR, tarjeta digital o perfil publicado a través de nuestros servicios (Identity, Track, Reputation), el sistema registra automáticamente: (i) la dirección IP de origen de la solicitud; (ii) la ubicación geográfica aproximada (país, departamento/provincia, ciudad y municipio) que se obtiene exclusivamente a partir de dicha dirección IP, nunca mediante solicitud de permiso de geolocalización al dispositivo o navegador del Usuario; (iii) tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador; y (iv) fecha, hora y tipo de interacción registrada (visita, escaneo, clic). Estos datos se almacenan asociados al perfil o código QR correspondiente y son utilizados para generar estadísticas de uso a favor del cliente suscriptor (titular del perfil o código), así como para fines de seguridad y prevención de fraude. El mecanismo de obtención de la ubicación aproximada por dirección IP se describe en la sección 3 de esta Política.

3. Terceros con quienes se comparten datos

Alojamiento de la información (transferencia/transmisión internacional). La infraestructura de alojamiento (hosting) que soporta la plataforma Tu-Data, incluyendo las bases de datos donde reposa la información descrita en esta Política, es prestada por un proveedor de hosting internacional, cuyos servidores pueden estar ubicados fuera del territorio colombiano. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de sus datos personales hacia dicho proveedor, exclusivamente con el fin de prestar el servicio contratado. EL PRESTADOR ha adoptado las medidas contractuales y técnicas razonables para exigir a dicho proveedor niveles de seguridad adecuados sobre la información alojada.

Servicios externos de geolocalización por IP (contingencia). Para determinar el país, departamento/provincia, ciudad y municipio aproximado desde el cual un Usuario Final o visitante accede a nuestros servicios, Tu-Data utiliza, en primer lugar, una base de datos interna alojada en nuestros propios servidores, que no comparte información con terceros. Cuando esta consulta interna no puede resolverse, el sistema recurre de manera excepcional a los proveedores externos ipinfo.io e ipwho.is, a los cuales se transmite la dirección IP de origen con el único fin de obtener la ubicación geográfica aproximada. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento para este fin específico y pueden estar ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento que realicen se sujeta a sus propias políticas de privacidad, disponibles en sus sitios web oficiales. Tu-Data no les transmite ningún otro dato personal adicional a la dirección IP.

Google reCAPTCHA. Con el fin de proteger el proceso de inicio de sesión contra intentos automatizados de acceso no autorizado (bots), tras un número determinado de intentos fallidos de autenticación, Tu-Data activa el servicio Google reCAPTCHA, prestado por Google LLC. Este servicio analiza señales del navegador y del comportamiento del Usuario, incluyendo su dirección IP, con el fin de distinguir accesos humanos de accesos automatizados. El tratamiento que Google realice sobre esta información se rige por su propia Política de Privacidad y Términos de Servicio, disponibles en policies.google.com/privacy. El uso de este servicio es una medida de seguridad y no se emplea con fines publicitarios por parte de Tu-Data.

4. Calidad en que actúa Tu-Data frente a los datos de usuarios finales

Cuando un cliente suscriptor de Tu-Data (por ejemplo, un comercio, inmobiliaria u otra empresa) utiliza nuestros servicios de Track o Reputation para capturar datos de sus propios clientes o visitantes (datos de contacto en formularios, reseñas, etc.), Tu-Data actúa como Encargado del Tratamiento de esos datos, mientras que dicho cliente suscriptor actúa como Responsable del Tratamiento frente a sus propios titulares. En estos casos, Tu-Data trata la información únicamente siguiendo las instrucciones del cliente suscriptor y para los fines del contrato de prestación de servicios, y no la utiliza para fines propios distintos a la operación técnica de la plataforma. La autorización para el tratamiento de esos datos específicos debe ser obtenida por el cliente suscriptor frente a sus propios titulares; el formulario de captura correspondiente enlaza a la política de privacidad propia de dicho cliente para este efecto.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales registrados serán utilizados para:

Prestación efectiva de los servicios de licenciamiento SaaS, administración de cuentas y soporte técnico.

Emisión de facturas electrónicas de venta conforme a la normativa de la DIAN.

Envío de comunicaciones operativas y notificaciones del estado del servicio.

Procesamiento de analítica técnica y geolocalización agregada no sensible.

Verificación de seguridad mediante servicios de escaneo de enlaces y de prevención de accesos automatizados.

6. Derechos de los titulares (derechos ARCO)

El Titular de los datos personales tiene derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (ii) solicitar prueba de la autorización; (iii) ser informado sobre el uso de sus datos; (iv) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.

Cuando proceda la supresión, Tu-Data elimina físicamente aquellos datos que admiten borrado directo (por ejemplo, fotografías) y anonimiza de forma irreversible aquellos que, por razones estadísticas del cliente suscriptor, se conservan en forma agregada (por ejemplo, el registro histórico de visitas pierde todo dato que permita identificar a quien escaneó el enlace, conservando solo el conteo y la fecha). Se exceptúan de la supresión los datos que Tu-Data deba conservar por una obligación legal o contractual, como los registros contables y de facturación exigidos por la normativa tributaria.

7. Procedimiento para el ejercicio de derechos

Para presentar consultas, peticiones o reclamos relacionados con la Ley de Habeas Data, el titular debe enviar un correo a info@tu-data.com. La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.